Under våren 2013 har vi tagit ett helhetsgrepp om föreningens medlemsregister, e-post och hemsida i syfte att förtydliga och förenkla hur vi använder oss av dessa.

Grunden till de förändringar som har gjorts är föreningens nya medlemsregister. Tidigare har medlemsregistret varit ett Word-dokument som en styrelsemedlem haft ansvar för, och detta dokument har vid förändringar cirkulerats till övriga berörda – vanligtvis webbansvarig och kassör. Detta har fungerat relativt bra, men har medfört allt mer extraarbete.

Vårt nya medlemsregister består av en lösenordskyddad databas med ett webbgränssnitt. Endast styrelsemedlemmarna har tillgång till medlemsregistret.

I medlemsregistret registrerar vi utöver varje medlems namn, kontaktuppgifter och eventuell gårdsinformation även vilka roller eller uppdrag medlemmen har i föreningen samt huruvida medlemmen har undertecknat föreningens etiska regler för uppfödning och försäljning av alpackor.

Informationen i medlemsregistret används för att automatiskt skapa sidorna ”Medlemmar”, ”Uppfödare” och ”Styrelsen” på hemsidan. Innehållet på dessa sidor har alltså webbansvariga inte längre någon kontroll över – eventuella ändringar måste göras i medlemsregistret.

På sidan ”medlemmar” har några förändringar skett till följd av att sidan inte längre sköts manuellt.

• Webbadressen är en gårdsegenskap, och varje medlem är associerad till en gård. Det går därför inte att visa flera webbadresser per medlem.
• Telefonnummer visas inte, ej heller medlemmarnas privata e-postadresser. Istället har varje medlem som lämnat en e-postadress till föreningen fått en öppen e-postadress @alpackaforeningen.se som automatiskt vidarebefodras till medlemmens privata e-postadress. Tänk på att om du besvarar ett mail som skickats till din @alpackaforeningen.se-adress så kommer svaret komma från din privata e-postadress, som därmed avslöjas för mottagaren.

Ett antal e-postlistor upprättas även automatiskt ur medlemsregistret, bland andra:

• ordforande@alpackaforeningen.se går direkt till Svenska Alpackaföreningens ordförande.
• styrelsen@alpackaforeningen.se går till samtliga medlemmar i Svenska Alpackaföreningens styrelse.
• redaktionen@alpackaforeningen.se går till medlemmarna i redaktionen för föreningens informationskanaler.
• För övriga frågor hänvisas till info@alpackaforeningen.se, som normalt sköts av föreningens ordförande vilken i sin tur kan vidarebefodra eller delegera ärendet till den/de som anses berörda.

En stor förändring mot tidigare är att vi under framtagandet av föreningens informationspolicy (läs den gärna) beslutat att inte längre publicera artiklar som skickas in av föreningens medlemmar, däremot länkar vi gärna till intressanta berättelser som medlemmar har publicerat på sina egna hemsidor. Det innebär att de fasta avdelningarna ”Min alpackahistoria” och Kunskapsbanken utgår.

Vem som helst kan idag skaffa en egen hemsida på t.ex. WordPress.com eller N.nu, och vi tror inte det är rätt väg att gå att försöka samla alla alpackaägares erfarenheter och upplevelser på Svenska Alpackaföreningens hemsida.

Vi vill istället uppmuntra föreningens medlemmar att aktivt både söka och publicera information på Internet, så att vi tillsammans bygger upp en bred, sammanlänkad kunskapsdatabas och närvaro på den svenska webben.

Tipsa gärna redaktionen om alpackarelaterat material som du hittar på nätet eller publicerar på din egen hemsida. Om vi anser det vara lämpligt för publicering på alpackaföreningens hemsida så länkar vi gärna med en kort notis under ”aktuellt”.

Föreningens gamla hemsida återfinns under en övergångsperiod på webbadressen v2012.alpackaforeningen.se, men kommer inte längre uppdateras. Ej heller kommer allt innehåll på den gamla hemsidan lyftas över till vår nya hemsida, eftersom en uttalad ambition är att vi ska bli mer framåtsyftande i vårt användande av föreningens informationskanaler.

Resultatlistor från tidigare utställningar, bilder från utställningar och kurser m.m hittas istället i dokumentarkivet. Observera att allt material omfattas av upphovsrätt om inget annat anges.